Alle administraties van SportMuis zijn al voor direct gebruik ingericht.

De administraties (met of zonder btw ingericht) bevatten een standaard grootboekschema en een aantal dagboeken en kostenplaatsen. De dagboeken hebben een vaste tegenrekening uit het grootboekschema, behalve het Memoriaal.

SportMuis adviseert u om niet teveel ineens te willen, doe alles in stappen van een paar maanden, over een jaar verspreid. Begin eerst uw administratie specifiek naar uw wensen af te stemmen, dat is een uurtje of twee werk. Start daarna met het boeken van bijvoorbeeld de kantinekas, raadplegen, printen etc. Maar ga pas na een paar maanden, als u al lekker vertrouwd bent met de software, starten met het inrichten van de facturatie, de import van debiteuren en telebanking in een volgende fase.

Stap 1

De administratie die u hebt gekozen gaat u aan uw specifieke wensen aanpassen.

Via het menu TABELLEN zijn alle basis instellingen te wijzigen, te verwijderen of aan te vullen. Verwijdert u een dagboek, verwijder dan ook de bijbehorende grootboekrekening. We waarschuwen u nogmaals voor het feit dat als u teveel van uw voorgeschreven rekeningschema afwijkt, u niet 1 op 1 kan rapporteren aan de overkoepelende bond, dat geeft dan weer een beetje extra werk.

Er zijn nogal wat mogelijkheden om met debiteuren om te gaan.

1. Je kunt kiezen om voor elke debiteur een debiteurennummer aan te maken (via import gaat dit automatisch). Nadeel is dat je na verloop van tijd nogal wat debiteurennummers in omloop hebt.
2. Of, u kunt kiezen voor verzameldebiteuren. Bijvoorbeeld: “debiteuren A”, “debiteuren B” etc. Voordeel is, dat je maar 26 debiteurennummers hebt, maar heb je veel mensen met een achternaam S, dan heb je wat meer zoekwerk. Aan u de keuze.

Het KNVB rekeningschema is nogal beperkt in de kostencategorie “kantine”. Voor mijn voetbalvereninging DZS heb ik er voor gekozen om meer nuances in de inkoop aan te brengen teneinde beter tot een goede inkoop/verkoop nacalculatie te komen.

Zo kent deze vereniging, die niet btw plichtig is, de volgende extra posten:

1. 4915 Inkoop gemixt (d.w.z. alle voeding en drank, met verschillende btw) op een rekening
2. 4920 inkoop non-food (tafelkleedjes, plastic bekers etc.)
3. 4925 inkoop schoonmaakartikelen
4. 4970 tapwacht

Stap 2

Import van debiteuren- en omzetgegevens vanuit de Ledendatabase.

Via SportMuis kunt u importeren uit de meest gangbare databases (bij voorkeur onder Windows).

Ga als volgt te werk:

Maak een exportfile in de ledendatabase of uit een facturatiepakket aan.

Sla dit op een makkelijke plek op de C-schijf op.

Ga naar SportMuis en…

Stap 3